از کمبود وقت رنج می برید ؟

کلی کار دارید ولی چون روی هم انباشته شدند انگیزه انجام ندارید ؟

قصد دارم شما را د ر این مقاله با روشی آشنا کنم که می توانم بگویم زندگی من را از جهاتی دگرگون کرد.

البته که دگرگونی اصلی در زندگی من ازوقتی شروع شده که به مرور وارد مسیری شدم که منجر به شناخت بیشتر خودم شد مسیری که این روزها به خود شناسی از آن نام می برند و من آن روزها ،صرفا به خاطر اینکه فکرمی کردم ” یک چیزی در زندگی من سر جای خود نیست ، پس بروم ببینم چیه  ” وارد آن شدم ( یک روز حتما داستانم را برای شما تعریف خواهم کرد ).

به نظر من اگر بتوانیم ذهنی آزادتر و زمان بیشتری داشته باشیم ،کمک شایانی می کند که با کیفیت و حتی سرعت بیشتری به شناخت زوایای وجودی و زندگی خود نیز بپردازیم .( چون خودشناسی سفری است دائمی و تا آخرین لحظه عمر ادامه خواهد داشت )

روشی که می خواهم شما را با آن آشنا کنم توسط آقای دیوید آلن مطرح شده است .

روش جی تی دی می تواند به شما کمک کند که کارهای خود رابا ذهنی باز و با آرامش انجام دهید

در واقع GTD ( جی تی دی ) مخفف کلمه زیر است :

Getting Things Done = GTD

GTD چه کمکی به ما می کند ؟

GTD  با ارایه راهکارهای ساده ای قدم های بعدی را برای  ما مشخص می کند تا انجام کارها ، چه کارهای بزرگ و پروژه ها چه کارهای کوچک برای ما آسان شود .

اگر پروژه های خود را به کمک GTD ساماندهی کنید در هر شرایطی آمادگی انجام کارها با تمرکز  بالا را داریدو در انجام آنها اهمالکاری نکرده و آنها را به تعویق نمی اندازید .

همانطور که گفتم GTD  هم برای انجام کارهای کوچک هم پروژه ها کاربردی است .

صبر کنید !!!  ممکن است کلمه “پروژه ” شما را گمراه کند و بگویید : من را چه به انجام پروژه ؟! چون اغلب ما در زندگی پروژه را کارهای بزرگی تلقی میکنیم که فقط توسط شرکت ها و سازمانهای بزرگ انجام می شود مثلا پروژه تاسیس سد یا پروژه های ساختمان سازی و…

در حالی که همه ما در طول زندگی خود مشغول انجام پروژه های مختلفی هستیم ،درواقع پروژه ها به زبان ساده ، مجموعه کارهای کوچک و بزرگی هستند که به هم ربط دارند و ما با انجام آنها به هدف و کار اصلی خود می رسیم ،پس اگر دانشجو یا یک خانم خانه دار یا کارمند یا حتی دانش آموز هستید حتما در زندگی روزمره خود پروژه هایی انجام دادید و خواهید داد و  GTD  به کار شما خواهد آمد .

چه بخواهید یک مقاله بنویسید ،چه یک مهمانی برگزار کنید یا پایان نامه خود را ارئه دهید یا حتی برای کسی کادو بخرید یا به دکتر و دندانپزشکی بروید یا در کنکور یا آزمونی شرکت کنید و…در  واقع پروژه ای پیش رو دارید .

یادگیری جی تی دی ساده است ولی پیاده سازی و تبحر یافتن در آن نیاز به تمرین مستمر دارد .

در این مقاله ابتدا به آشنایی ابتدایی با این ابزار  اکتفا خواهم کرد تا در آینده و به مرور به آموزش کامل و جامع تر و پیاده سازی آن در فضای مجازی و اپلیکیشن ها بپردازیم .

خوب شروع کنیم به سراغ اصل مهمGTD  برویم :

مغز ما انباری نیست

اغلب ما از مغز خود برای حفظ همه اطلاعات استفاده می کنیم با به کار بردن دو کلمه : ” یادم باشد ” هر کار یا قراری را در ذهن خود ثبت می کنیم که بعدا حتما انجامش دهیم !

بعضی افراد که در این مورد از مغز دیگران هم کمک می گیرند مثلا می گویند : ” یادت باشد که … ” مثلا یادت باشد که من فلان کار را انجام دهم !!

این سعی و تلاش ما برای نگه داشتن اطلاعات مربوط به قرارهای ملاقات ،کارهای عقب مانده و سایر کارهای ریز و درشت باعث کاهش تمرکز ما از انجام کار اصلی می شود .

ما در  GTD نیاز به چند “جایگاه یا مقر ” داریم مثلا یک سبد مشخص ،یک کشو یا جعبه یا طبقه ای  مشخص از یک قفسه یا جایگاه مجازی مثل اپلیکیشن ها و نرم افزارهایی چون ماکروسافت تو دو ( TO DO )یا وان نوت (ONE NOTE ) یا …

در واقع این جایگاه ها محلی خارج از مغز ما هستند و ما می توانیم آن را از هر نوع اطلاعاتی ، ایده یا وسیله ای که باعث حواسپرتی ما میشوند پر کنیم و به موقع در زمانهای مشخص سراغ آنها رفته و هر کاری را در زمان درست و مقرر خود انجام دهیم .

اجازه بدهید با یک مثال توضیح دهم تا بهتر متوجه شوید ، مثلا درحین جارو زدن یامطالعه کتاب یا انجام تکالیف خود به یک بار یادتان می آید که باید به کسی تلفن بزنید یا قبض خود را پرداخت کنید یا هر کار ضروری دیگری ،شما آن کار را روی کاغذی یادداشت میکنید یا در TO DO  لیست کاغذی یا اپلیکیشن موجود درگوشی یا لپ تاپ خود یادداشت میکنید .

مهم این است که این جایگاه ها مشخص و محدود باشد و در هر جایی یا تکه کاغذی یاداشت نکنیم ، من خودم از اپلیکیشن TO DO   که در گوشی خود نصب دارم کمک گرفته و سریعا کار مورد نظر را در قسمت TASK  مینویسم و در فرصت مشخص که برای مرتب سازی جایگاه ها طی روز ( برای کارهای ضروری و مهم ) و یا طی هفته برای خودم مشخص کردم به بررسی جایگاه ها پرداخته و هر کدام را با توجه به اولویت تاریخ زده و در پوشه مناسب برای انجام ارسال میکنم تا  TO DO آن را به موقع برای من یادآوری کند .

پیدا کردن جایگاه های مختلف  :

ما در  GTD دو نوع کار داریم :

 کارهای پردازش شده که زمان و روز انجام آن ها مشخص است و کارهای پردازش نشده،یعنی کارهایی که صرفا در جایگاه مشخصی قرار میدهیم (مثل پوشه TASK در اپلیکیشن TO DO)که بعدا مشخص کنیم چه زمانی انجام دهیم .

اولین گام

در GTD پیدا کردن کارهایی است که قرار است انجام دهیم  :

• تعمیر وسایل خراب : تهیه یک لیست از آنها
• خریدهایی که باید انجام دهیم
• تلفن های مهم
• پرداخت هایی که باید انجام بدیم : قبوض ،قسط ها ،اجاره و…
• ایده هایی که داریم چه در ذهن چه آنهایی که در جایی یادداشت کردیم
• مناسبت ها : تاریخ تولدها ،قرارهای ملاقات ، ویزیت دکتر و …
• گرفتن مدارکی که برای ما صادر شده ولی ما آن را نگرفتیم
• قول ها
• پاسخ به ایمیل ها و اس ام اس ها و …

گام دوم :

پیدا کردن و نوشتن جایگاه هایی که این کارهای پردازش نشده را در آنها ثبت کردیم مثل :

_ تب های مرورگر

_ ذهن ما

_دسکتاب کامپیوتر

_ کاغذ های چسبیده به یخچال و میز و یا دفترچه کارها

_ اس ام اس ها

_ تلگرام و واتساپ : مطالب نگهداری شده در قسمت سیو این پیام رسانها یا بخش سیو پست ها در اینستاگرام و…

-وایت برد

_ نوت گوشی و کامپیوتر

گام سوم : کاهش تعداد جایگاه ها

حتما متوجه شدید که هر کدام ازما چقدر کار عقب افتاده و چندین جایگاه مختلف برای یادداوری  به خود داریم ،پس لازم است که تعداد جایگاه ها را با ادغام کردن هم ویا حذف بعضی از آنها به 4 تا 6 عدد برسونیم ،لازم است توجه کنیم که ذهن ما به هیچ عنوان جز جایگاه ها نباشد .

همانطور که در بالاتر گفته بودم این جایگاه ها میتوانند سبد یا قفسه‌ای باشند یا دفترچه یا به صورت مجازی یک اپلیکیشن انتخاب کنید که پیشنهاد من به شما TO DO  است .

گام چهارم : مرتب کردن

قرار دادن هر چیز یا کاری در جایگاه مناسب خود با ذکر تاریخ مشخص برای انجام کارها ، در واقع کارها در این مرحله پردازش می شوند .

در این مرحله لازم است لیست هایی ایجاد کنیم مثل لیست : اقدامات ،پروژه ها ،مناسبتها و…

مهم است در این مرحله به نکات زیر توجه کنیم:

_ اگر در این مرحله به چیزی  بی اهمیت برخورد کردیم آن را حذف کنیم.

_  اگر کاری کمتر از 2 دقیقه طول می کشد همان موقع انجامش دهیم و آن را  در جایگاه قرار ندهیم (مثلا پرداخت قبض با گوشی)

_قرار های ملاقات و مناسبت ها را در تقویم خود بنویسیم .

_اگر با بقیه کارمی کنید ،از فهرست “در انتظار” استفاده کنید :این فهرست مربوط به کارهایی است که شما نیاز به تایید یا انجام کارها از طریق دیگران دارید ، یعنی فهرست کارهایی است که دیگران باید در زمان مشخص انجام دهند و لازم است شما انجام کار آنها را پیگیری کنید .

مثلا همکاری که قرار است از سازمانی استعلام گرفته به شما اطلاع دهد

_ ایجاد لیست “شاید روزی” : در این لیست کارها وایده هایی که در حال حاضر موقعیت رسیدگی به آنها برای ما فراهم نیست و در فهرست پروژه ها و اقدامات هم جای ندارند یادداشت میکنیم.

گام پنجم : پردازش مرتب جایگاه ها

لازم است هفته ای یکبار جایگاه ها را مرتب کرده و هر کاری را در پوشه مناسب آن با ذکر تاریخ بنویسیم و یا چیزها و وسایلی که طی هفته در سبد یا قفسه مخصوص وسایل GTD قرار دادیم را هر کدام را سر جای اصلی خود قرار دهیم. مثلا طی هفته ممکن است خرید کرده ولی آنها را در کابینت و کمدها قرار ندادیم و فقط در سبدی که به عنوان جایگاه وسایل در GTD انتخاب کردیم گذاشته تا در اولین فرصت یعنی روز پردازش جایگاهها هر کدام از خریدها را در کابینت و جای مناسب بگذاریم.

شاید با مطالعه این مقاله کمی گیج شده باشید ولی در مقالات بعدی که کار با اپلیکیشن TO DO  را توضیح خواهم داد درک بهتری از GTD   پیدا خواهیم کرد .